職場(chǎng)智庫(kù) | 這些Word技巧，讓我相見(jiàn)恨晚

如果讓我用一句話總結(jié)工作高效的秘密的話，我會(huì)告訴你：盡可能的省略機(jī)械、重復(fù)的工作內(nèi)容，將時(shí)間賦能在創(chuàng)造性的事務(wù)上。在日常的工作中，Word軟件中就隱藏著這些為我們省時(shí)省心的寶藏，今天，我就分享幾招給大家吧！

1.用Word批量打印獎(jiǎng)狀、證書、邀請(qǐng)函

我們行政的同事平常最頭痛的事，就是每個(gè)月，每季度的各種工作會(huì)議和頒獎(jiǎng)典禮，、

各種獎(jiǎng)狀、邀請(qǐng)函、席位卡，一打就是幾十份，上百份。

后來(lái)，我?guī)退麄兿氲揭粋€(gè)偷懶的好辦法——合并文件。

用這個(gè)功能，只需要事先做好一個(gè)模板，然后把獲獎(jiǎng)人員的信息表準(zhǔn)備好，按下打印鍵，就坐等獎(jiǎng)狀打印出來(lái)，so easy。

操作方法如下：

（1）所有相同的內(nèi)容，做一份Word模板

（2）所有不同的內(nèi)容，做一份Excel信息表

（3）將Excel中的列標(biāo)題，以域的形式插入到Word模板中設(shè)置完，馬上就可以預(yù)覽到每一份獎(jiǎng)狀最終效果，一鍵發(fā)送到打印機(jī)，就可以一次性打印出成百上千份，有多少打印多少，只需一次操作。

而且下一次要用，完全不用修改模板，直接修改Excel表里的人員信息就可以了。

美滋滋。

這一招還可以用來(lái)打印工資條、證書、胸卡、席位牌、信封、請(qǐng)束等等等……

媽媽再也不擔(dān)心我苦哈哈的做重復(fù)的工作了。

2.字體行間距太大怎么破？

用微軟雅黑字體的時(shí)候，行間距調(diào)到最小倍數(shù)，依然隔得遠(yuǎn)，用過(guò)的都懂……

其實(shí)在段落設(shè)置的小窗里，取消一個(gè)選項(xiàng)就立馬變緊湊：

具體操作如下：

1. Ctrl+A全選文檔

2. 段落右下角箭頭→【縮進(jìn)和間距】標(biāo)簽頁(yè)→取消勾選【如果定義了文檔網(wǎng)絡(luò)，則對(duì)齊到網(wǎng)格】。

3.結(jié)合Word，讓Excel文本排版有妙招！

Excel 擅長(zhǎng)數(shù)據(jù)處理，但少俠們總被領(lǐng)導(dǎo)和客戶要求在Excel輸入N多文字，但Excel中的文本又不好做排版。這樣的話，閱讀效果就很難看了，領(lǐng)導(dǎo)看了，免不了挨批。

問(wèn)題也好解決，兩步走：

1.先在Word排版文本

2.然后將復(fù)制好的文本復(fù)制進(jìn)Excel

這樣，文本排版不會(huì)發(fā)生改變。

4.不滾鼠標(biāo)，如何快速翻到第200頁(yè)？

有一天，老板突然跟我說(shuō)：“第200頁(yè)有個(gè)錯(cuò)誤，你改一下，然后發(fā)郵件給我！"

天吶，大哥，你怕不是想玩我，還是嫌我鼠標(biāo)滾輪命長(zhǎng)了，一下拉到200頁(yè)，手指都要抽筋了，好伐。

你說(shuō)這事怎么辦，莫慌?。ffice其實(shí)你幫我想好了保命高招。

三步搞定：

1. 點(diǎn)擊圖中所示右上方的查找鍵。

2. 在下滑的菜單中點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)到”。

3. 接下來(lái)，選擇你需要跳轉(zhuǎn)的單位，點(diǎn)擊“定位”即可。

5.用Word幫你兩步壓縮圖片 

有的時(shí)候上傳一些照片，對(duì)圖片大小是有要求的~

很多人的第一反應(yīng)是找神器或PS其實(shí)Word就可以搞定這個(gè)事情！

操作很簡(jiǎn)單：

1.把圖片放到Word。

2.選中圖片，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊【另存為圖片】。

搞定，讓我們來(lái)看看壓縮后的效果！

如何操作呢？

在Word頁(yè)面左上角，選擇【文件】一【選項(xiàng)】一【高級(jí)】一【圖片大小和質(zhì)量】

Tips：這一點(diǎn)也提醒我們，如果之后想從Word中提取圖片，要想圖片不壓縮，記得勾選【不壓縮文件中的圖像】~

6.word表格中，如何插入表頭

我們經(jīng)?；氐竭@樣的情況，在word插入表格后，需要改動(dòng)和添加表頭，但是手動(dòng)修改，容易導(dǎo)致格式和排序混亂，怎么辦呢？

方法一：鼠標(biāo)單擊表格第1個(gè)單元格，然后按Enter鍵。

方法二：直接拖。鼠標(biāo)移動(dòng)到表格左上角時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)四向箭頭，單擊它，直接把表格往下拖~

今天的分享就到這里了，還是那句話，優(yōu)秀來(lái)源于一萬(wàn)次精準(zhǔn)的重復(fù)，希望大家能夠多多練習(xí)今天的技巧，以便于更好更快的運(yùn)用在我們的工作效率提升之上。